Wat zijn vrije velden?

In dit artikel vind je alle informatie die je nodig hebt om gebruik te maken van vrije velden binnen Watermelon.

Wat is een vrij veld? 

Een vrij veld is een stukje informatie die gekoppeld is aan een klantprofiel ook wel contactpersoon genoemd. Deze informatie staat ook bekend als metadata. Er zijn verschillende soorten metadata die je kunt verzamelen onder een klantprofiel:

  • Telefoonnummer
  • Bestelnummer
  • Klantnummer
  • Bedrijfsnaam
  • Mail
  • Voornaam
  • Adresgegevens
  • Locatie

De chatbot kan deze vrije velden als een onzichtbaar input veld weergeven in een gesprek. Hoe je deze vrije velden gebruikt in de chatbot builder vind je hier.

Hoe maak je een nieuw vrij veld aan?

Om vrije velden aan te maken of te wijzigen ga je naar instellingen -> Vrije velden in het Watermelon platform.

Schermafbeelding 2020-08-26 om 15.40.41

Bij elk vrije veld geef je met behulp van een keuzemenu aan welke data jij wilt verzamelen. De volgende opties zijn mogelijk:

Icoon:

Met een icoon geef je aan welke data er wordt verzameld in het vrije veld. De geselecteerde iconen zullen ook zichtbaar zijn in het klantprofiel. Door het meegeven van een icoon aan het veld kun je makkelijker data makkelijk onderscheiden in het klantprofiel. Op deze wijze zorg je voor overizcht en kun je gegevens van de gebruiker snel terugvinden.

Naam:

Om onderscheid te maken in de velden kun je bij elk vrije veld een beschrijving toevoegen, zo weten jij en je collega's precies welke gegevens worden verzameld in dit veld. Stel je wil een dossiernummers verzamelen in een veld. Het zou dan logisch zijn als je een beschrijving "Dossiernummers" toevoegt aan de omschrijving van het veld. Zo hou je alles overzichtelijk.  

Type:

De chatbot weet natuurlijk niet uit zichzelf welke data in welk vrije veld staat. Jij zult hem daarbij moeten helpen door het type aan te geven. Je kunt kiezen uit de volgende type gegevens namelijk nummer, lange of korte tekst. 

 

Lange tekst

Wil je bijvoorbeeld een klachtomschrijving verzamelen dan is het belangrijk dat je het type veld op "Lange tekst" zet. Met behulp van het type data kunnen er validatie plaatsvinden op de tekst in dit veld.. Zo kan de chatbot de gebruiker laten weten dat hij bepaalde gegevens is vergeten in te vullen. De chatbot geeft dan tips hoe de gebruiker zo goed mogelijk zijn of haar gegevens kan achterlaten van bijvoorbeeld een klacht omshcrijving of feedback uitleg. 

Korte tekst

Wil je een voornaam, achternaam, bedrijfsnaam of adres verzamelen dan maak je gebruik van het type veld "Korte tekst". Op basis van dit type veld kan er een validatie plaatsvinden die aangeeft dat iemand cijfers in zijn of haar voor of achternaam heeft gebruikt. De bezoeker zal dan opnieuw de gegevens moeten controleren en verbeteren voordat deze verzonden kunnen worden. Dit geeft jouw als gebruiker van Watermelon ook een stukje zekerheid dat de gegevens die een beozker ook matchen met de informatie die je van een gebruiker wilt ontvangen. Want wat heb je bijvorobeeld aan een achternaam met cijfer erin. 

Uniek

Met unieke velden wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende contactpersonen. Als je een veld als uniek markeert, voorkom je dat er dubbele contactpersonen / klantprofielen worden gemaakt. Een uniek veld zou kunnen zijn een dossiernummer, klantnummer, e-mailadres of telefoonnummer van een contactpersoon. Binnen de vrije velden bepaal jezelf welke velden uniek zijn en waar je een klant aan kunt herken. Indien je geen gebruik maakt van unieke velden kan het zijn dat je dubbele contacten krijgt in je contactoverzicht, dit is wat wil voorkomen.

Label je klantdata met iconen

Elk vrije veld verzamelt een andere soort data. Deze verschillende data wordt ook getoond bij ieder klantprofiel/contactpersoon. Om een overzicht te bieden in al deze data kun je werken met iconen.  

Door gebruik te maken van iconen kun je de volgende data onderscheiden in het klantprofiel. 

  • Chat gegevens 
  • Adresgegevens
  • Algemene informatie
  • Locatie
  • Mailadres
  • Telefoonnummer

Pas je kennis toe in de praktijk

Je weet nu precies wat vrije velden zijn en hoe je ze kunt maken. Daarnaast hebben we je laten zien hoe je middels iconen en omschrijvingen onderscheid kunt maken in de verschillende data. Pas de kennis die je hier hebt opgedaan direct toe in de praktijk. 

Wil je meer weten over het gebruik van Vrije Velden? Bekijk deze video om meer te ontdekken!