Teams is een krachtige functie waarmee je verschillende teams kunt maken en berichten kunt organiseren binnen die teams. Elk team kan meerdere teamleden (agents) hebben voor effectieve samenwerking. In dit artikel lees je hoe je Teams kunt gebruiken.
Door het gebruik van Teams sorteer je gesprekken op basis van een door jou gekozen filter. Je kunt gesprekken bijvoorbeeld groeperen aan de hand van afdelingen, locatie of inhoud. Verderop in dit artikel vind je enkele voorbeelden, maar eerst leggen we uit hoe je gesprekken kunt doorsturen naar verschillende teams. Het volgende voorbeeld laat een aannemelijk proces zien:
- Er komt een nieuw gesprek binnen bij de algemene filter Nieuw. Het gesprek blijkt te gaan om een vraag van een klant over zijn factuur.
- Jij pakt het gesprek op en het verplaatst naar Jouw inbox.
- Je beantwoordt de klant en vertelt hem dat je het gesprek gaat doorsturen naar het team Finance, zodat dit team hem verder kan helpen met zijn factuur.
- Je klikt vervolgens rechtsboven op het pijltje naast ‘In dit gesprek’.
- Er verschijnt een dropdown menu. Kies hier voor Wijs toe aan team en selecteer het team Finance.
- Het gesprek wordt nu verplaatst naar de Team-filter Finance en alle individuele leden die aan dit team gekoppeld zijn, kunnen dit gesprek oppakken.
Het inzetten van Teams
Je kunt Teams onder andere op de volgende manieren inzetten:
- Op basis van afdelingen, bijvoorbeeld ‘Support’, ‘Sales’ en ‘Customer Experience’ zoals in het voorbeeld hierboven.
- Op basis van thema van de conversatie, bijvoorbeeld ‘offerteaanvraag’ en ‘klacht’.
- Als takenlijst, zodat duidelijk is wat er nog gedaan moet worden na de conversatie, bijvoorbeeld ‘nog nabellen’ of ‘factuur versturen’.
- Om onderscheid te maken tussen verschillende locaties, bijvoorbeeld ‘Amsterdam’ en ‘Rotterdam’.
Let op: enkel als beheerder kun je teams aanmaken, gebruikers toevoegen en verwijderen. Hieronder lees je hoe je dit kunt doen.
Het aanmaken van een team
- Als beheerder, ga naar Instellingen en selecteer "Teams aanmaken/wijzigen".
- Klik op "Nieuw team toevoegen".
- Geef het team een naam en beschrijving.
- Voeg teamleden toe door "gebruikers toe te voegen aan team". Je wordt standaard zelf aan het team toegevoegd, omdat er minstens 1 gebruiker in een team aanwezig moet zijn.
- Vergeet niet op "Opslaan" te klikken.
Gebruikers toevoegen aan een team
- Ga naar Instellingen, kies "Teams aanmaken/wijzigen".
- Selecteer het gewenste team en ga naar "Gebruikers in team".
- Klik op "Gebruikers toevoegen aan team" en selecteer de gewenste teamleden.
- Vergeet niet op "Opslaan" te klikken.
Gebruikers verwijderen uit een team
- Ga naar Instellingen en kies "Teams aanmaken/wijzigen".
- Selecteer het team en ga naar "Gebruikers in team".
- Zoek de gebruiker die je wilt verwijderen en klik op "Verwijderen".
- Vergeet niet op "Opslaan" te klikken.
Let op: Wanneer er geen gebruikers meer in het team zitten, wordt het team automatisch verwijderd.