Vrije velden

Binnen Watermelon kun je zelf bepalen welke informatie je wilt verzamelen van een bezoeker of klant. Dit kan met behulp van vrije velden. In dit artikel leggen we uit wat een vrij veld is en hoe je een vrij veld kunt aanmaken en wijzigen.

Wat is een vrij veld? 

Een vrij veld is een stukje informatie dat gekoppeld is aan een klantprofiel ook wel contactpersoon genoemd. Er zijn verschillende soorten vrije velden die je kunt verzamelen onder een contact, bijvoorbeeld:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam
• Ordernummer

Je kunt deze gegevens zelf bepalen. De chatbot kan deze vrije velden als een onzichtbaar input veld weergeven in een gesprek. Hoe je deze vrije velden gebruikt in de chatbot builder (Legacy chatbot) kun je lezen in dit artikel. 

Standaard vrije velden

Wij hebben alvast het voorwerk gedaan door een aantal belangrijke vrije velden aan te maken. Deze velden zijn: 

• Voornaam
• Achternaam
• E-mail
• Telefoonnummer

Deze standaard velden kun je wijzigen als je dat wilt. Hoe je dit doet, wordt verder in dit artikel beschreven. Let op: standaard velden kun je niet verwijderen.

Nieuwe vrij velden aanmaken

Volg onderstaande stappen om een nieuw vrij veld aan te maken:

• Navigeer naar het beschikbare veld met de tekst "Maak nieuw invoerveld aan" te gaan. Selecteer bij het kopje "Icoon" het icoontje dat het beste weergeeft welke gegevens je wilt verzamelen in dit specifieke veld. Met een icoon geef je aan welke data er wordt verzameld in het vrije veld. De geselecteerde iconen zullen ook zichtbaar zijn in het klantprofiel. Door het meegeven van een icoon aan het veld kun je in één oogopslag zien welke data er wordt weergeven. Op deze manier zorg je voor overzicht en kun je gegevens van de gebruiker snel terugvinden.
• Vervolgens geef je bij het kopje "Naam" een duidelijke omschrijving van de gegevens die je wilt verzamelen. Als je bijvoorbeeld een bestelnummer wilt verzamelen, geef dan de omschrijving "Bestelnummer" op in dit veld.
• Vul bij "Type" in wat voor soort gegevens je wilt verzamelen. De chatbot weet niet uit zichzelf welke data in welk vrije veld staat. Jij zult hem daarbij moeten helpen door het type aan te geven. Je kunt kiezen uit de volgende type gegevens: 
  • Lange tekst
    Wil je bijvoorbeeld een klachtomschrijving verzamelen dan is het belangrijk dat je het type veld op "Lange tekst" zet. De chatbot kan zo controleren of de juiste gegevens zijn ingevoerd en of er wel voldoende informatie is verzameld.
  • Korte tekst
    Wil je een voornaam, achternaam, bedrijfsnaam of adres verzamelen dan maak je gebruik van het type veld "Korte tekst". De chatbot controleert zo of er geen onjuiste gegevens, zoals veel te lange teksten, zijn ingevoerd.
  • Nummers
    Wanneer je de optie "nummers" kiest, is het voor de klant alleen mogelijk om cijfers in het veld in te vullen.
  • E-mail
    Wanneer je kiest voor de optie "email", dan controleert de chatbot of er daadwerkelijk een emailadres is ingevoerd. Dit is te herkennen aan een @.
  • Telefoon
    Bij keuze voor "telefoon" is het alleen mogelijk een telefoonnummer in te voeren.
  • Valuta
    Bij valuta kun je zelf kiezen welke valuta er ingevoerd worden. Er kunnen alleen bedragen worden ingevuld, met 2 cijfers achter de komma.
  • Datum
    Bij "Datum" kan een alleen een datum worden ingevoerd op basis van dag/maand/jaar of dag-maand-jaar.

• Geef vervolgens onder het kopje "Uniek" aan of het veld een unieke waarde moet bevatten.
  Met unieke velden wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende contactpersonen. Als je een veld als uniek markeert, voorkom je dat er dubbele contacten worden gemaakt. Een uniek veld zou kunnen zijn een dossiernummer, klantnummer, e-mailadres of telefoonnummer van een contactpersoon. Binnen de vrije velden bepaal jezelf welke velden uniek zijn en waar je een klant aan kunt herken. Indien je geen gebruik maakt van unieke velden kan het zijn dat je dubbele contacten krijgt in je contactoverzicht, dit is wat wil voorkomen.
• Controleer of alle gegevens juist zijn en klik op "Opslaan".

Wijzigen van een vrij veld

Wil je wijzigingen doorvoeren in het icoontje, naam type of uniekheid van een vrij veld? Dit kan eenvoudig door de volgende stappen te doorlopen.

• Icoon wijzigen: Klik op het pijltje naast het huidige icoontje. Er verschijnt nu een dropdown met alle mogelijke icoontjes. Selecteer het icoontje dat je wilt hebben en klik op "Opslaan".
• Naam wijzigen: Wijzig de naam door deze te selecteren. Verander de naam en klik op "Opslaan".
• Type wijzigen: Klik op het pijltje naast het Type veld. De opties "lange tekst," "korte tekst" en "nummers" verschijnen. Selecteer het juiste type veld dat past bij de gegevens die je wilt verzamelen. Klik vervolgens op "Opslaan".
• Uniekheid wijzigen: Klik op het pijltje naast het veld. De opties "Ja" en "Nee" verschijnen. Selecteer de gewenste optie en klik op "Opslaan".

Verwijderen van een vrij veld 

Heb je eenmaal een vrij veld aangemaakt, dan kun je deze niet verwijderen. Het kan namelijk zijn dat deze gegevens worden uitgewisseld met andere systemen, zoals je eigen CRM-systeem of het systeem van een postorderbedrijf. Door het niet kunnen verwijderen van een aangepast veld voorkomen we dat de uitwisseling van gegevens met andere systemen niet meer werkt.