Hoe werkt Teams?

Een heldere uitleg over het werken in teams

Teams is een functionaliteit waarmee je verschillende teams kunt aanmaken en berichten kunt doorsturen naar deze teams. Per team kun je één of meerdere teamleden toevoegen. Je kunt Teams zien als een filter voor informatie. Je groepeert je gesprekken als het ware op basis van een door jou gekozen filter. Zo kun je gesprekken groeperen aan de hand van afdelingen, locatie of inhoud. Verderop in dit artikel vind je enkele use cases, maar eerst leggen we uit hoe je precies gesprekken doorstuurt naar verschillende teams. Het volgende voorbeeld laat een aannemelijk proces zien:

  1. Er komt een nieuw gesprek binnen bij de algemene filter Niet toegewezen gesprekken. Het gesprek blijkt te te gaan om een vraag van een klant over zijn factuur.
  2. Je pakt dit gesprek op door eerst op het gesprek te klikken en vervolgens op de typbalk. Het gesprek zal automatisch naar Mijn gesprekken worden verplaatst, omdat jij dit gesprek hebt opgepakt. 
  3. Je beantwoordt de klant en vertelt hem dat je het gesprek moet doorsturen naar het team Finance, zodat dit team hem verder kan helpen met zijn factuur.
  4. Je klikt vervolgens rechtsboven op het pijltje dat naar rechts wijst om het gesprek door te sturen. 
  5. Er verschijnt een pop-up schermpje. Selecteer hier het team Finance.
  6. Het gesprek zal nu verplaatst worden naar de Team-filter Finance en alle individuele leden die aan dit team gekoppeld zijn, zullen dit gesprek nu kunnen oppakken.
     

Teamdoorsturen

Er bestaan twee soorten filters. De Algemene filters kun je zien als de plek waar gesprekken binnenkomen of waar je direct bij alle gesprekken die aan jou zijn toegekend. Team-filters dienen als extra filter om gesprekken op te delen in verschillende subonderdelen. Meer hierover vind je hier.

Ook heeft elk team een eigen label. Zo zie je in de afbeelding hieronder twee gesprekken staan met het label SUPPORT. Zo is voor iedereen zichtbaar welk team met welk gesprek bezig is.

Schermafbeelding 2020-08-26 om 16.37.31 

Je hoeft natuurlijk niet per se te werken op basis van afdelingen. Er zijn verschillende mogelijkheden om met Teams te werken! Hieronder vind je vier manieren hoe je Teams kunt inzetten:
  • Gebruik Teams als thematische inboxes. Maak bijvoorbeeld het team 'offerteaanvraag' en 'klacht' aan en stuur gesprekken naar deze teams door als ze er thuishoren.
  • Zet Teams in als een takenlijst. Maak verschillende teams aan en noem deze bijvoorbeeld 'Nog na te bellen klanten' of 'Factuur nog toesturen'.
  • Gebruik Teams om je onderscheid te maken tussen verschillende locaties of provincies. Maak bijvoorbeeld het team Rotterdam en Amsterdam aan.
  • Werk samen in het Watermelon platform op basis van verschillende teams. Denk bijvoorbeeld aan de teams: Klantenservice, Marketing en Administratie.